. Documents et factures, les obligations des entreprises
Conseils d'experts

Conservation de documents et factures, les obligations des entreprises ?

Comment conserver ses factures ?

Bien gérer son entreprise, c’est avant tout bien connaître ses obligations et ses droits. Si la législation exige que « tout achat de produit ou toute prestation de service pour une activité professionnelle fasse l’objet d’une facturation », c’est parce que ce document a une importante valeur juridique. La règlementation en vigueur impose aux entreprises de conserver leurs factures entre 3 et 10 ans selon leur type. La facture peut durant cette période servir de preuve lors d’un éventuel procès d’un client ou fournisseur. Elle révèle aussi son utilité d’un point de vue comptable en cas de contrôle de l’administration.

 

Le problème se pose autant pour les entreprises que pour les particuliers.

Conserver ses factures est également utile commercialement parlant. Un classement effectué de façon judicieuse permettra à l’entrepreneur de retrouver facilement la facture recherchée à l’heure de les comparer aux devis ou d’analyser l’efficacité commerciale de la structure (pourcentage de devis convertis en factures). La facture témoigne du professionnalisme de l’entreprise, son aspect doit être soigné et mettre en valeur la raison sociale, l’adresse et le numéro de téléphone de la société.

Voir les durées de conservation par type de document à conserver :

http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F10029.xhtml

http://www.srconseil.fr/fiches-pratiques/9–delais-de-conservation-des-documents-personnels.html

http://www.srconseil.fr/fiches-pratiques/10–delais-de-conservation-des-documents-de-lentreprise.html

Externaliser l’archivage de ses documents ?

Une solution alternative consiste, pour les entreprises générant de très gros volumes de documents, factures et autres fiches de paies, pas toujours dématérialisés d’en externaliser l’archivage. Dans ce cas, il s’agit de confier ses documents à archiver à une entreprise spécialisée en archivage physique. Cette solution permet de disposer de tous ses documents à tout moment, en toute sécurité, sans avoir à en assurer la gestion, ce qui peut s’avérer très avantageux. Mais surtout, peut représenter un gain de place significatif, surtout en milieu urbain ou le mètre carré peut atteindre des coûts prohibitifs.

Dématérialiser les factures : comment les envoyer par mail ?

Une facture électronique peut être une alternative à son équivalent papier à condition d’être acceptée au préalable par l’acheteur. L’identification de l’émetteur (son origine) et son intégrité, c’est-à-dire son contenu non modifiable, doivent toutefois être garantis. La facture émise par voie électronique doit pour cela comporter une signature électronique, avoir été créée par un progiciel de gestion intégrée (PGI) / échange informatisé de données (EDI) ou être émise sous forme sécurisée permettant sa lecture sur ordinateur et pouvant être traitée de manière univoque.

Le mode de conception de la facture l’emporte sur le mode de transmission. Une facture est légalement considérée comme telle si elle peut être émise ET reçue sous format électronique, ce qui implique une comptabilité entre les systèmes informatique de l’émetteur et du récepteur. A noter que la facture électronique son comporter les mêmes mentions obligatoires que la facture papier.

Gérer votre comptabilité au quotidien est une exigence qui demande rigueur et méthode. En général, les entreprises sont conseillées par leurs cabinets comptables qui les accompagnent en leur rappelant leurs droits et obligations. Le Groupe ErecaPluriel vous a proposé cette synthèse sur les obligations des entreprises en matière de conservation de documents.

Retrouvez tous les conseils du cabinet comptable de la région bordelaise ErecaPluriel sur le blog comptable et fiscal.

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