Conseils d'experts

Qu’est-ce qu’une société d’archivage ?

Durant le déjeuner, j’ai eu le droit à une question qui ma laissé de marbre :  » dis c’est quoi une société d’archivage, j’ai tellement de papiers à classer, tu penses que cela peut m’aider ? ». Moi on me dit « archives » je pense aux parchemins et aux années 80, mais aux vues du nombre de papiers qui s’amassent dans mon bureau je comprends qu’on puisse avoir besoin d’aide. J’ai voulu creuser un peu plus loin pour voir si moi aussi, bientôt, il me faudrait une société d’archivage pour me sauver de mes cartons de papiers, qui risquent bientôt de m’engloutir.

Tout d’abord être archiviste ne s’improvise pas, cette profession demandant de l’expérience et un certain nombre de compétences. L’activité de ce professionnel ne se résume pas à conserver des archives, il doit également sensibiliser les salariés de l’entreprise au fait que tout document édité aujourd’hui sera une archive de demain. L’archiviste doit être capable de classer, traiter, conserver et communiquer aux personnes qui le souhaitent l’important flux d’information dont il est responsable. Spécialiste du passé, il possède également une large maîtrise du présent et prépare le futur en permanence. L’archiviste est avant tout un gestionnaire qui doit savoir prendre des décisions.

Les prestations d’une société d’archivage :

Une entreprise spécialisée dans ce type de service est en mesure de proposer un archivage physique de qualité pour aider la gestion des entreprise dans leur aspect comptable et juridique. Celui-ci peut être réalisé en interne ou être externalisé : il comprend le tri, le classement voire l’élimination des documents de l’entreprise. Un inventaire consultable en ligne est généralement mis en place pour faciliter l’accès du client à l’information. Ce type de professionnel propose généralement des prestations de numérisation des archives qui seront par la suite disponibles via un accès sécurisé.

Comment bien choisir sa société d’archivage ?

Toutes les entreprises d’archivage ne se valent pas et il peut ne pas être simple de faire son choix au vu du grand nombre de prestataires sur le marché. Un professionnel digne de ce nom sera en mesure d’optimiser le budget lié à l’archivage tout en facilitant l’accès à ces informations. Faire appel à un spécialiste de l’archivage reconnu, c’est également avoir la certitude de respecter la législation dans ce domaine et de pouvoir présenter n’importe quel document comme élément de preuve. Les archives sont gérées par des professionnels expérimentés dans des lieux contrôlés spécifiquement conçus à cette occasion. N’hésitez pas à comparer !

 

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